GLB-betaalorganen

De rol van betaalorganen

Betaalorganen zijn diensten of organen van de EU-landen en, in voorkomend geval, van hun regio’s die verantwoordelijk zijn voor het beheer en de controle van de uitgaven uit de twee fondsen van het gemeenschappelijk landbouwbeleid (GLB) — het Europees Landbouwgarantiefonds (ELGF) en het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling (Elfpo).

De betaalorganen moeten betalingen aan de begunstigden verrichten en voldoende waarborgen bieden dat:

een aanvraag pas voor betaling wordt goedgekeurd nadat er voldoende controles zijn uitgevoerd om de naleving van de EU-regels te waarborgen¹;
betalingen correct en volledig in de rekeningen worden geregistreerd;
de gevraagde documentatie binnen de termijnen en in overeenstemming met de EU-regels wordt ingediend.

Volgens het beginsel van gedeeld beheer verrichten de betaalorganen betalingen onder toezicht van de Commissie. Alle elementen van de beheers- en controlesystemen van de betaalorganen zijn onderworpen aan controles en audits door de Commissie en de certificerende instanties in het kader van het zekerheidsproces.

¹_{In voorkomend geval met inbegrip van de regels van het strategisch GLB-plan.}

Uitvoering van betalingen

Een betaalorgaan kan bepaalde aspecten van zijn werk aan gedelegeerde instanties toewijzen, maar betalingen moeten rechtstreeks door het betaalorgaan zelf worden verricht.

Kort gezegd worden betalingen als volgt uitgevoerd:

landbouwers en andere kandidaat-begunstigden vragen steun uit de GLB-begroting aan met behulp van relevante informatie en onlineplatforms waarin door nationale overheden wordt voorzien;
nadat het controles heeft verricht, betaalt een betaalorgaan de verschuldigde bedragen aan de begunstigden en declareert het deze aan de Commissie;
vervolgens betaalt de Commissie de passende bedragen terug aan de EU-landen, op maandbasis voor het ELGF en op kwartaalbasis in het geval van het Elfpo;
alle uitgaven worden geregistreerd in de jaarrekening van de betaalorganen en worden aan verdere niveaus van controles en audits in het kader van de financiële goedkeuringsprocedure onderworpen.

Accreditatie van de betaalorganen

De EU-landen verlenen via een ministeriële autoriteit accreditatie aan een betaalorgaan indien het voldoet aan bepaalde op het niveau van de Unie vastgestelde minimumcriteria. Het staat de EU-landen vrij om aanvullende accreditatiecriteria vast te stellen, maar ze moeten voldoen aan de door de Commissie vastgestelde criteria, die zijn gebaseerd op het COSO-kader en betrekking hebben op:

de interne omgeving;
de controleactiviteiten;
informatie en communicatie;
monitoring.

De nationale autoriteiten moeten aan de hand van de door de certificerende instantie en andere instanties opgestelde auditadviezen en -verslagen voortdurend toezicht houden op de activiteiten van een betaalorgaan. Als blijkt dat een orgaan tekortschiet in het licht van de accreditatiecriteria, moeten de EU-landen actie ondernemen om de tekortkomingen te verhelpen. Dit kan inhouden dat de accreditatie van het orgaan voorwaardelijk wordt gemaakt of dat de accreditatie wordt ingetrokken. Indien een EU-land geen passende maatregelen neemt, kan de Commissie financiële correcties opleggen.

Een EU-land kan één nationaal betaalorgaan of een aantal regionale betaalorganen accrediteren. Als meer dan één betaalorgaan wordt geaccrediteerd, moet er een coördinerende instantie worden opgericht om ervoor te zorgen dat de EU-regels op geharmoniseerde wijze worden toegepast en om als contactpunt met de Commissie te fungeren, in het bijzonder voor de indiening van het jaarlijkse prestatieverslag.

Beheersverklaring

Overeenkomstig de erkenningscriteria moeten de organisatiestructuur en de systemen voor interne controle van de betaalorganen voldoen aan een reeks door de Commissie ingevoerde beginselen inzake interne controle.

De betaalorganen houden een grondige en nauwkeurige boekhouding bij van hun activiteiten in de loop van het begrotingsjaar en dienen deze uiterlijk op 15 februari van het volgende jaar bij de Commissie in. De directeur van het betaalorgaan moet het volgende indienen:

een jaarrekening: een volledige, nauwkeurige en getrouwe boekhouding van de uitgaven voor de uitvoering van de aan het betaalorgaan toevertrouwde taken, vergezeld van de nodige informatie voor de goedkeuring ervan door de Commissie;
het jaarlijkse prestatieverslag, waarin essentiële kwalitatieve en kwantitatieve informatie over de uitvoering van het strategisch GLB-plan is opgenomen en waaruit blijkt dat de uitgaven zijn verricht overeenkomstig artikel 37 van Verordening (EU) 2021/2116;
een jaarlijkse samenvatting van de definitieve auditverslagen en van de verrichte controles;
een beheersverklaring over de volledigheid, nauwkeurigheid en waarheidsgetrouwheid van de rekeningen en de informatie, alsook over de goede werking van de ingevoerde governancesystemen.

Wanneer meer dan één betaalorgaan in een EU-land is geaccrediteerd, wordt het jaarlijkse prestatieverslag door een coördinerende instantie gepresenteerd en wordt het ingediend samen met een beheersverklaring over de opstelling van het volledige verslag.

De juistheid van deze gegevens wordt vervolgens gecontroleerd door de certificerende instantie en later door de Commissie in het kader van de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen.

Bescherming van de financiële belangen van de Unie

De bescherming van de financiële belangen van de Unie is van fundamenteel belang en is een verplichting voor de EU-landen uit hoofde van artikel 59 van Verordening (EU) 2021/2116.

De EU-landen zijn verplicht alle wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen vast te stellen en alle andere maatregelen te nemen die nodig zijn om doeltreffende bescherming te waarborgen.

Deze doelstelling moet worden bereikt door:

controles van de wettigheid en regelmatigheid van door het ELGF en het Elfpo gefinancierde verrichtingen;
doeltreffende fraudebestrijding door het voorkomen, opsporen en corrigeren van onregelmatigheden en fraude;
sancties die doeltreffend, evenredig en afschrikkend zijn in overeenstemming met het Unierecht of het nationale recht; en
de terugvordering van onverschuldigde betalingen.

De financiële belangen moeten ook worden gevrijwaard door de invoering van efficiënte en naar behoren functionerende beheers- en controlesystemen door de EU-landen.

Controles

Voor elke door het ELGF en het Elfpo gefinancierde steunregeling voeren de betaalorganen een streng controlesysteem uit om na te gaan of de voorschriften worden nageleefd.

De beheers- en controlesystemen voor elke steunregeling hebben een aantal gemeenschappelijke kenmerken, alsook bijzondere regels die op de specifieke kenmerken van de regeling zijn afgestemd. De systemen voorzien in het algemeen in systematische controles die onder meer gericht zijn op de domeinen waar het foutenrisico het grootst is.

De betaalorganen beheren de meeste betalingen en controles via het geïntegreerd beheers- en controlesysteem (GBCS), een onderling verbonden reeks databanken die worden gebruikt om aanvragen te beoordelen en betalingen te controleren. In het begrotingsjaar 2022 bestreek het GBCS 79,7% van de totale GLB-uitgaven. Voor GBCS-interventies moeten de EU-landen een controle- en sanctiesysteem opzetten en jaarlijks administratieve controles van de steunaanvragen en betalingsaanvragen verrichten om de wettigheid en regelmatigheid ervan te controleren. Die controles moeten worden aangevuld met controles ter plaatse, die met het gebruik van technologie op afstand kunnen worden uitgevoerd.

Voorts wordt voor GBCS-uitgaven de informatie in IT-databanken gebruikt voor automatische kruiscontroles.

Zowel met controles op afstand als met controles ter plaatse wordt nagegaan of de begunstigden alle geldende regels naleven. De natuurlijke cyclus van landbouwactiviteiten bepaalt vaak hoe en wanneer de controles worden uitgevoerd. Zo kunnen veel controles ter plaatse voor het verifiëren van de subsidiabiliteitsvoorwaarden alleen in bepaalde perioden van het jaar plaatsvinden. Maatregelen buiten het GBCS kunnen ook worden onderworpen aan controles na de betaling (controles achteraf), die worden uitgevoerd door een specifiek controleorgaan (in het geval van het ELGF) of door het betaalorgaan zelf (in het geval van het Elfpo).

Indien bij een begunstigde een ernstig geval van niet-naleving wordt vastgesteld, moeten afschrikkende sancties worden toegepast.

Areaalmonitoringsysteem (AMS)

Het areaalmonitoringsysteem (AMS) is een verplicht onderdeel van het geïntegreerd beheers- en controlesysteem. Het is een procedure voor regelmatige en systematische observatie, tracering en beoordeling van landbouwactiviteiten en -praktijken op landbouwarealen per satelliet.

Met ingang van 1 januari 2023 moeten de EU-landen het verplichte areaalmonitoringsysteem (AMS) toepassen, dat betrekking heeft op areaalgebonden interventies en bedoeld is om fouten te voorkomen en de prestaties van het beleid te beoordelen, waarbij de focus ligt op landbouwactiviteiten. De EU-landen moeten jaarlijks de kwaliteit van het AMS beoordelen en passende corrigerende maatregelen nemen als er tekortkomingen worden geconstateerd.

Rechtsgrondslag

Verordening (EU) nr. 2021/2116 inzake de financiering, het beheer en de monitoring van het GLB [Artikel 9]

Uitvoeringsverordening (EU) 2022/128 van de Commissie tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen voor Verordening (EU) 2021/2116 van het Europees Parlement en de Raad wat betreft betaalorganen en andere instanties, financieel beheer, goedkeuring van de rekeningen, controles, zekerheden en transparantie.

Gedelegeerde Verordening (EU) 2022/127 van de Commissie tot aanvulling van Verordening (EU) 2021/2116 van het Europees Parlement en de Raad met regels inzake de betaalorganen en andere instanties, het financieel beheer, de goedkeuring van de rekeningen, de zekerheden en het gebruik van de euro.